Bei den Banken gehören tägliche Konferenzen zum Courant normal, oft aber lässt der Output zu wünschen übrig. Woran es liegt und was verbessert werden kann.
Zeit ist Geld – beide Ressourcen sind auch bei Finanzhäusern knappe Ware. Umso wichtiger ist es, Arbeitszeit möglichst produktiv einzusetzen. Doch gerade Konferenzen verschwenden viel Zeit und Geld.
Dies ist im hohen Masse ärgerlich, da die Kader 31 Prozent ihrer Arbeitszeit in Konferenzen stecken, wie eine Befragung im Auftrag der deutschen Unternehmensberatung Kampmann, Berg und Partner ergab.
Mangelhafte Vorbereitung
Fast die Hälfte der über 250 interviewten Führungskräfte kritisiert die fehlende Vorbereitung der Teilnehmer. Weitere Hindernisse für effiziente und effektive Meetings seien zudem die meist zu grosse Anzahl und eine falsche Zusammensetzung der Sitzungsmitglieder (siehe Grafik unten).
Die Mehrheit bemängelt auch den «mühseligen» Terminierungsprozess, die ressourcenintensive Protokollierung der Ergebnisse, und dass Telefonkonferenzen oft ergebnislos enden oder vertagt werden.
Lange Entscheidungswege
Weiter enervieren sich über drei Viertel der befragten Führungskräfte, die vor allem aus internationalen Unternehmen aus der Finanz- und Dienstleistungsbranche stammen, über zeitraubende Entscheidungswege (siehe Grafik unten).
Über einen Entscheid müssen jeweils mehrere Gremien beraten, bevor dieser verworfen oder umgesetzt wird – ein sehr zeitintensiver Prozess. Hinzu kommt, dass jeder dritte Manager beklagt, in seinem Unternehmen seien Personen mit Entscheidungen betraut, deren Auswirkungen sie gar nicht berührten.
Welche Unternehmen effizienter konferieren
Die Unternehmensberater haben zudem untersucht, ob die Meetings dort effizienter sind, wo die Unternehmen auch insgesamt effizienter arbeiten. Dazu haben sie die Firmen nach Kriterien wie Zielerreichung, Planeinhaltung und Veränderungsfähigkeit bewertet und in zwei Gruppen eingeteilt – in High- und Low-Performern.
Tatsächlich gibt es zwischen den beiden Gruppen deutliche Unterschiede. So beklagen nur 16 Prozent des besten Viertels, dass Unbeteiligte in wichtigen Gremien sitzen. Bei den schwach performenden Unternehmen hingegen kritisiert hingegen fast die Hälfte der Umfrageteilnehmer, dass Personen unnötig in Entscheidungen eingebunden werden.
Meetingkultur als zentraler Performance-Treiber
Deutlicher fällt die Differenz auch bei Fragen der Gesprächsführung aus: Drei Viertel der Top-Performer bestätigen, dass in ihrem Unternehmen Meetingregeln, die zu einer ergebnisorientierten Diskussion führen sollen, eingehalten werden. Demgegenüber sehen mehr als die Hälfte der Low-Performer Defizite in deren Einhaltung.
«Meetingkultur ist nicht nur eine Frage der Höflichkeit und des Anstands, sondern ein wesentlicher Treiber der Performance des gesamten Unternehmens», sagt Thorsten Lund, Managing Partner bei Kampmann, Berg & Partner.
