Geschäftliche Reisen können schnell sehr teuer werden, wenn sie nicht richtig geplant und durchgeführt werden. Eine Abrechnung mit den acht teuersten Irrtümern im Business Travel.

Von Robert Wildi, freier Autor

Geschäftsreisen sind in der globalisierten Welt selbst für kleine und mittelgrosse Firmen ein wichtiger strategischer Faktor. Zur Pflege bestehender Beziehungen oder zum Aufbau neuer Kontakte ist der Präsenz vor Ort unumgänglich.

Die grössten Kostentreiber auf beruflichen Reisen sind zweifelsohne die Auslagen für Transport und Unterkunft. Doch häufig sind es auch Vorurteile und Irrtümer, welche die Reisekosten unnötig in die Höhe treiben.

Irrtum Nr. 1: Selbständiges Buchen im Internet spart Geld

Hotel- oder Flugbuchungen ohne die Nutzung von Vertragstarifen und einem «Best-Preis-Vergleich» durch einen neutralen Anbieter gehen schnell von der Hand. Eine wesentliche Kostenfalle liegt aber im Irrglauben, mit einem Online-Buchungsportal könne man Geld sparen, weil die Beratungsgebühr des Reisebüros wegfällt.

Oft ist das Gegenteil der Fall. Vor allem bei komplexen Buchungen können die Kosten ins Unermessliche steigen, weil der Mitarbeitende nicht über das Know-how eines spezialisierten Reiseberaters verfügt.

Irrtum Nr. 2: Kurzfristige Buchungen ermöglichen Last-Minute-Preise

Während man für Privatreisen immer wieder über Last-Minute-Schnäppchen stolpert, bedarf es bei Geschäftsreisen einer klaren Buchungsstrategie. Durch frühzeitiges Buchen lassen sich oft massive Einsparungen erzielen, die nicht selten unterschätzt werden.

Seminare oder Messen können oft weit im Voraus reserviert werden. Null bis zwei Tage vor Abflug sind Tickets und Hotelübernachtungen am teuersten. Vor allem Reisen an «Hotspots» können dann enorm teuer werden.

Irrtum Nr. 3: Es wird schon nichts dazwischenkommen

Ein verschobenes Meeting, krankheitsbedingte Ausfälle, gestrichene Projekte – die Liste von Gründen für eine verschobene oder abgesagte Geschäftsreise ist lang. Umso wichtiger ist es, bereits im Vorfeld die entsprechenden Vorkehrungen zu treffen. Generell sollte man sich über die Stornobedingungen für die Flüge und die Hotelübernachtungen informieren.

Kurzfristige Flugstornierungen oder Hotelumbuchen können schnell zu einem grossen Kostenfaktor werden. Das lässt sich durch die Buchung von flexiblen Ticketkategorien respektive Hotelpackages vermeiden.

Irrtum Nr. 4: Zentrale Abrechnung oder individuelle Reisespesen sind einerlei

Ein Kostentreiber sind auch die hohen Prozesskosten, die zum Beispiel bei Bezahl- und Abrechnungsvorgängen anfallen. Wenn die Prozesskosten vereinheitlicht werden, können diese markant gesenkt werden. Eine Lösung hierzu sind zentrale Reisestellenkarten sowie eine Corporate Card für den Mitarbeiter während der Reise.

Für Andy Stehrenberger, Schweizer Geschäftsführer des auf Bezahllösungen auf Geschäftsreisen spezialisierten Anbieters AirPlus, ist darum die Wahl der Zahlungsmethoden ein wesentlicher Faktor beim Thema Kosten. Er empfiehlt Unternehmen, auf virtuelle Kreditkarten umzustellen. Mit einer solchen können neben Flügen insbesondere auch Hotels schnell und sicher gebucht und bezahlt werden.

Irrtum Nr. 5: Reiserichtlinien sind überflüssig

Auch wenn die Mitarbeitenden vollstes Vertrauen der Unternehmensführung geniessen, sind Reiserichtlinien für ein Unternehmen mit Reisetätigkeit unerlässlich. Das Buchen von Zusatzleistungen wie Business-Lounges, Sitzplätzen, Frühstück etc. kann die Kosten für eine Geschäftsreise markant in die Höhe treiben.

Durch die Reiserichtlinien werden die Spielräume festgelegt und allfälligen Missverständnissen vorgebeugt.

Irrtum Nr. 6: Vertragshotels sind nur etwas für internationale Grossunternehmen

Durch die Buchung von Nicht-Vertragshotels oder nicht vorhergesehener Zimmerkategorien werden rasch happige Zusatzkosten verursacht. Das hängt weniger mit der Grösse als mit der Reisefrequenz des Unternehmens zusammen.

Laut Andreas Schneider, Chef des auf Geschäftsreisen spezialisierten Veranstalters Kuoni Business Travel, ist darum die Buchung von Vertragshotels ein wirksamer Lösungsansatz, um Kostenfallen zu umgehen.

Irrtum Nr. 7: Es wird schon nichts passieren

Auch die Sicherheit kann schnell zum unberechenbaren Kostenfaktor werden, wenn sie nicht gewährleistet ist. Gerade bei regelmässigen Reisen in sicherheitskritische Gebiete – zum Beispiel in Kriegsgebiete, Regionen mit erhöhten Krankheitsrisiken – ist ein Sicherheitskonzept von Vorteil.

Ein sogenanntes «Travel Risk Konzept» kann bei unvorhergesehenen Ereignissen auf Reisen wie Naturkatastrophen oder medizinische Notfälle unkontrollierbare Kosten vermeiden.

Irrtum Nr. 8: Alle Reisen sind unverzichtbar

Auch wenn das beruflich bedingte Reisen nach wie vor einen hohen Stellenwert geniesst, gibt es Geschäftsreisen, auf welche man durchaus verzichten kann – sei es aus Kostengründen, wegen Sicherheitsbedenken, aber auch wegen der Nachhaltigkeit und zum Wohl der Mitarbeitenden.

Gerade auch hinsichtlich der aktuellen Situation mit dem Coronavirus können moderne Kommunikationsmittel sicherlich die eine oder andere Geschäftsreise ersetzen – dass Unternehmen ihre Reisetätigkeit aber komplett einstellen und nur noch auf virtuelle Meetings setzen, ist allerdings unrealistisch (TC).